Digitale Pressekonferenzen
Die Coronapandemie liegt schon eine Weile zurück, zumindest die schwere Phase. Ganz verabschiedet hat sich der Virus nicht, denn die Auswirkungen, ob positiv oder negativ, dieser prägenden Zeit sind noch heute spürbar. Sie hat nach einigen Veränderungen und Umstrukturierungen im Leben der Menschen verlangt. Vor allem aus beruflicher Sicht hat sich der Arbeitsalltag für viele Berufstätige drastisch verändert. In der Welt der Berichterstattung hat sich dies vor allem durch Absagen von Kongressen, Veranstaltungen und auch Pressekonferenzen bemerkbar gemacht. Die Kommunikation, wie sie bisher stattgefunden hat, geriet ins Wanken und verlangte nach alternativen Lösungen. Gefunden hat sich ein Weg, der die digitalen Medien miteinbezog und auch nach der Pandemie weiter beschritten wurde, hat man doch gemerkt, dass eine digitale Pressekonferenz deutlich mehr Zuspruch bekam, als die analoge Variante vor Ort. Denn Pressekonferenzen stellen für Agenturen und Unternehmen eine der wirksamsten Methoden dar, um in der Flut an Informationen, die Redaktionen tagtäglich erreichen, hervorzustechen. In kürzester Zeit erhalten Firmen die Möglichkeit, viele Fragen der Journalisten zu beantworten und sich als Unternehmen zu positionieren. Daher nutzen Firmen dieses Format der Kommunikation bereits seit längerer Zeit, um den Blick auf sich oder ihre Kunden zu lenken. Nur bisher eben nicht online. Das hat zwar bis zur Pandemie gut funktioniert, aufgrund von Kontakteinschränkungen und Verboten für Präsenzveranstaltungen musste aber eine andere Lösung her.
Online-Pressekonferenzen als neue Chance
Organisatoren von Pressekonferenzen, zumeist PR-Agenturen, haben in der Online-Pressekonferenz einen adäquaten Ersatz gefunden, der noch dazu ein häufig auftretendes Problem beseitigt: Viele Verlage dünnen mittlerweile ihre Redaktionen zunehmend aus und beschäftigen vermehrt freie Journalisten. Dies bewirkt, dass die Medienschaffenden wenig zeitliche Flexibilität aufweisen, um sich mit Veranstaltungen wie Pressekonferenzen auseinanderzusetzen oder an diesen teilzunehmen – häufig besteht zudem kein Budget für eventuelle Reisekosten. Als Teil der PR-Arbeit wandeln sich somit Pressekonferenzen zu Online-Pressekonferenzen, als modernes Medium für die breite Masse an Journalisten und Redaktionsmitgliedern und erzielen eine höhere Erreichbarkeit. Durch die Coronapandemie verzeichnete das Format nochmals einen Aufschwung, da die Pandemie große Präsenzveranstaltungen nicht zugelassen hat, die Live-Übertragung einer Pressekonferenz aber dennoch die Berichterstattung ermöglichte. Allerdings bringen digitale Pressekonferenzen das Potenzial mit sich, auch neben Krisenzeiten einen steigenden Zuspruch in der Pressewelt zu erleben, da sie sich an neuen wirtschaftlichen Strukturen sowie minimalem Zeitaufwand für die Teilnehmenden bedienen. Jeder erhält die Chance, direkt von seinem Büro oder von zu Hause aus an den Online-Pressekonferenzen teilzunehmen – ohne lange Anfahrtswege und Kostenaufwände. Vorgemacht haben es die Online-Pressemitteilungen, die nicht mehr nur an einzelne Journalisten geschickt, sondern auf Presseportalen für eine Vielzahl an Medienschaffenden zugänglich gemacht wurden.
Die Aufgabe von PR-Agenturen dabei: ein passendes und relevantes Thema für die Unternehmen suchen, dieses aufbereiten und die Recherche sowie Anfrage von Pressestellen sowie Journalisten übernehmen, um für die jeweilige Thematik ein geeignetes Publikum zu erzielen. Zudem bereiten Agenturen die Konferenzen sowohl vor und nach, indem sie Journalisten im Anschluss weiterführende Informationen zukommen lassen. Aber auch Video On-Demand Services bringen weitere Vorteile: digitale Pressekonferenzen können mithilfe dieser aufgezeichnet beziehungsweise hochgeladen und später geschaut werden, wodurch Unternehmen eine noch höhere Flexibilität für Journalisten suggerieren und sich diese ihren Arbeitstag frei einteilen und die Pressekonferenz zu einem späteren Zeitpunkt anschauen können. Auch kleine Unternehmen erhalten durch virtuelle Events und On-Demand Service die Möglichkeit, ein breiteres Publikum anzusprechen, da sie zeitlich nicht mit Pressekonferenzen oder Messen von größeren Unternehmen konkurrieren. Zudem bietet dieses Medium für Journalisten einen bequemen Aspekt: Informationen oder Ausschnitte der Videos (soweit zulässig) können für die Recherche oder Veröffentlichungen genutzt und beispielsweise Video-Mitschnitte auf den Social-Media-Kanälen geteilt werden – ein Mehrfachnutzen des PR-Contents entsteht.
How to do digitale Pressekonferenzen
Die vergangenen Jahre haben gezeigt, dass die Live-Übertragung von Pressekonferenzen funktioniert. Mehr noch: Unternehmen bauen digitale Veranstaltungen weiter aus, um Pressekonferenzen und Kongresse weiterhin möglich und für jeden zugängig zu machen. Allerdings gilt es, bei der Erstellung eines solchen digitalisierten Events mehrere Schritte zu beachten, um beispielsweise eine geregelte Pressekonferenz mit Journalisten und Redaktionsteams durchzuführen. Planen Unternehmen oder Agenturen eine digitale Veranstaltung, sollten sie sich überlegen, ob der Login passwortgeschützt oder öffentlich zugänglich ausgelegt wird. Wichtig dabei ist, die Exklusivität des Materials richtig einzuschätzen und insgesamt einen schnellen und problemlosen Login zu garantieren, denn die Zeit von Redaktionsmitgliedern und Journalisten ist häufig begrenzt – funktioniert der Login nicht direkt, so wird die Teilnahme häufig abgelehnt. Auch das richtige Ambiente spielt eine entscheidende Rolle: aufgeräumte Büros, ein besonderer Raum im Gebäude oder ordentliche Konferenzzimmer erscheinen viel glaubwürdiger und seriöser, als ein chaotischer Hintergrund.
Darüber hinaus sollte über die gesamte Konferenz – wie bei einem guten Film – Spannung aufgebaut werden, um Aufmerksamkeit zu erzielen, damit die Teilnehmenden nicht abschalten und sich nebenbei mit anderen Aufgaben beschäftigen. Dies kann beispielsweise durch abwechslungsreiche Inhalte bewirkt werden, indem die Gesprächsführer mit einem einführenden erzählenden Part starten, die Teilnehmenden später in einen Dialog miteinbeziehen und zum aktiven Kommunizieren anregen. Durch kurze Umfragen oder ein Quiz erzeugt der Sprechende ein hohes Maß an Interaktivität sowie die Einbindung der Zuhörer – auch Chats können hier als wirksames Mittel für einen direkten Austausch eingebunden werden. Durch Umfragen besteht zudem die Möglichkeit, Fakten über die Teilnehmenden beziehungsweise die Zielgruppe zu erhalten und diese im Anschluss an das Event auszuwerten und zu analysieren.
Nach der Online-Pressekonferenz empfiehlt es sich, die vorgestellten Daten noch einmal in einer gesammelten Rundmail an die teilnehmenden Journalisten und Redaktionsmitarbeiter zu senden oder diese als Download mit den nötigen Key Facts zur Verfügung zu stellen. Es empfiehlt sich außerdem, bereits vor der ersten Konferenz einen firmeninternen Probedurchlauf zu starten, um eventuelle Komplikationen oder technische Schwierigkeiten herauszustellen und zu korrigieren.
