Pressemitteilungen: wie PR-Agenturen schreiben

Eine Pressemitteilung zu schreiben, ist ein beliebter und häufig genutzter Weg, um Neuigkeiten öffentlich zu machen, die Aufmerksamkeit von Journalisten und Redaktionen zu gewinnen und die gewünschte Botschaft zielgerichtet zu verbreiten. Damit Ihre Pressemitteilung erfolgreich ist, müssen Struktur, Inhalt und Stil perfekt aufeinander abgestimmt sein. Der folgende Leitfaden kombiniert bewährte Prinzipien mit einem systematischen Aufbau, um maximale Wirkung zu erzielen.

Warum will man eine Pressemitteilung schreiben?

Information vermitteln: Ihre Pressemitteilung soll klar und verständlich Neuigkeiten zu Ihrem Unternehmen, Produkt oder Ereignis kommunizieren.
Aufmerksamkeit gewinnen: Journalisten, Blogger oder andere Multiplikatoren müssen Ihre Mitteilung als relevant und interessant wahrnehmen.
Relevanz zeigen: Der Inhalt muss entweder aktuell, einzigartig oder von gesellschaftlicher Bedeutung sein.
Reichweite schaffen: Gut strukturierte und verbreitete Pressemitteilungen erhöhen die Sichtbarkeit und die Chance, in Medien oder Online-Portalen aufgegriffen zu werden.

Unbedingt notwendige Elemente, wenn man eine Pressemitteilung schreiben will

Jede gute PR-Agentur weiß: Eine wirkungsvolle Pressemitteilung folgt einem klaren Aufbau und enthält ganz bestimmte, immer wiederkehrende Elemente, die ihre Botschaft professionell und präzise transportieren.

Kopfbereich

Der Kopfbereich im Aufbau einer Pressemitteilung umfasst wichtige Informationen zur Absenderidentität und den grundlegenden Rahmenbedingungen. Das Unternehmenslogo sollte prominent oben links platziert werden, um die Zugehörigkeit klarzustellen. Direkt darunter sollte die Überschrift „Pressemitteilung“ stehen, um eindeutig zu signalisieren, dass es sich um eine offizielle Mitteilung handelt. Ergänzt wird der Kopfbereich durch das Veröffentlichungsdatum und den Erstellungsort, die Orientierung und Aktualität gewährleisten.

Titel

Der Titel ist das Aushängeschild Ihrer Pressemitteilung. Schreiben Sie ihn daher prägnant, aufmerksamkeitsstark und klar formuliert, sodass der Kern Ihrer Nachricht sofort erkennbar wird. Ein guter Titel macht neugierig, bleibt jedoch sachlich und verzichtet auf übertriebene Superlative oder das Vokabular des Marketing, um die journalistische Qualität zu wahren.

Unterzeile

Eine Unterzeile als Ergänzung zum Titel ist im Aufbau einer Pressemitteilung optional. Sie dient dazu, zusätzliche relevante Details zu liefern und das Interesse der Leser weiter zu wecken. Eine Unterzeile bietet Raum für präzisierende Informationen, die die Hauptbotschaft untermauern.

Lead (Einstieg/Einleitung)

Der Einstiegssatz, auch Lead genannt, ist entscheidend, um die Aufmerksamkeit der Leser zu binden. Er beantwortet die zentralen „W-Fragen“: Wer, Was, Wann, Wo und Warum. Diese ersten Sätze sollten informativ und klar formuliert sein, um die wesentliche Botschaft direkt auf den Punkt zu bringen.

Hauptteil

Im Hauptteil des Aufbaus einer Pressemitteilung wird die Geschichte hinter der Nachricht detailliert entfaltet. Dabei beginnt man mit den wichtigsten Informationen und arbeitet sich zu weniger zentralen Details vor (Inverted-Pyramid-Prinzip). Dieser Abschnitt bietet Raum für konkrete Fakten, Daten und Zahlen, die die Glaubwürdigkeit der Mitteilung erhöhen. Darüber hinaus können Zitate von Verantwortlichen, Experten oder Kunden eingefügt werden, um der Nachricht eine persönliche und authentische Note zu verleihen. Der Hauptteil kann auch zusätzliche Hintergrundinformationen, den relevanten Kontext oder die Bedeutung der Nachricht für ein breiteres Publikum enthalten.

Schlussabsatz

Der Schlussabsatz fasst die wesentlichen Punkte der Mitteilung kurz zusammen. Hier können Sie außerdem einen Ausblick auf zukünftige Entwicklungen, bevorstehende Veranstaltungen oder geplante Maßnahmen geben. Ein Call-to-Action rundet den Abschnitt ab, indem Leser dazu aufgefordert werden, eine Webseite zu besuchen, sich zu registrieren oder weitere Informationen anzufordern.

Kontaktinformationen

Damit Journalisten oder Interessierte bei Rückfragen schnell den richtigen Ansprechpartner finden, sollten die Kontaktinformationen klar und vollständig angegeben werden. Dazu gehören Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der verantwortlichen Person. Zusätzlich können Links zu weiterem Pressematerial, wie Bildern oder Videos, bereitgestellt werden, um den Medienvertretern die Arbeit zu erleichtern.

Boilerplate (Unternehmensprofil)

Die Boilerplate ist ein standardisierter Textblock, der das Unternehmen oder die Organisation kurz beschreibt. Dieser Abschnitt enthält zentrale Informationen wie Unternehmensgröße, Standort, Zielgruppe oder Mission. Er bietet einen schnellen Überblick über die wichtigsten Fakten und stellt die Verbindung zwischen der Nachricht und dem Absender her.

Endnote

Damit ist inhaltlich der Aufbau der Pressemitteilung abgeschlossen. Ganz am Schluss wird das Ende des Dokuments eindeutig markiert, um Verwechslungen mit weiteren Inhalten zu vermeiden. Dies geschieht in der Regel durch die Angabe „###“ oder „-Ende-“ am unteren Rand.

Eine Presseagentur achtet auf Gestaltung und Stil

Sprache: Nutzen Sie eine klare, sachliche und journalistische Sprache, wenn Sie die Formulierungen der Pressemitteilung schreiben. Vermeiden Sie Werbesprache und konzentrieren Sie sich auf relevante Informationen.
Länge: Eine Pressemitteilung sollte idealerweise eine DIN-A4-Seite umfassen. Maximal sind 1,5 Seiten zulässig.
Formatierung: Absätze sollten kurz und gut strukturiert sein. Zwischenüberschriften und Aufzählungen erhöhen die Lesbarkeit.
Visuals: Ergänzen Sie Ihre Mitteilung, wenn möglich, durch professionelle Bilder, Infografiken oder Videos, die das Thema unterstützen.

Tipps für eine erfolgreiche Verbreitung

Relevanz prüfen: Ihre Nachricht sollte für die Zielgruppe und die Medienvertreter wirklich interessant sein.
Individuelle Ansprache: Passen Sie die Mitteilung für verschiedene Medienkanäle an und personalisieren Sie die Kontaktaufnahme, wenn möglich.
Online-Distribution: Nutzen Sie Presseportale, soziale Netzwerke und Ihre eigene Webseite, um die Reichweite zu maximieren.

Durch die Kombination aus klarer Struktur, relevanten Inhalten und professioneller Gestaltung wird Ihre Pressemitteilung einerseits gelesen, und andererseits auch von Medien und Multiplikatoren aufgegriffen.

Wenn Unternehmen Pressemitteilungen schreiben lassen möchten, beauftragen Sie dazu meist eine PR-Agentur, sofern sie keine eigene Presseagentur, beziehungsweise -abteilung haben. Die Borgmeier Media Gruppe bietet professionelle Pressearbeit in ihrem Portfolio an und kann als sehr erfahrene PR-Agentur für Sie auch kurzfristig effektive und aufmerksamkeitsstarke Pressemitteilungen schreiben. Kontaktieren Sie uns – wir machen Ihnen ein passendes Angebot!